msproject管理项目及使用技巧

MS Project是一个经典的项目管理工具，它以使用简单、易用得到广大项目管理人员的肯定。但在实际工作中很多项目管理人员并没有将MS Project的功能与项目管理的精髓进行结合来指导项目进度计划的制定，结果导致做出的项目进度计划“看上去很美”。

为什么每个项目都要先制定项目进度计划？因为项目进度计划的制定可以使项目经理、高层经理、客户、业主等所有项目干系人对项目的结果充满信心，在项目未开始前就可以看到项目的结果。因此，项目管理人员制定的项目进度计划一定要准确并具有可执行性，否则项目进度计划就成了空谈，直接导致项目进度计划不停的变更或弃之不用，最终造成项目失控。

在使用MS Project制定项目进度计划时，很多项目管理人员通常只做2件事：创建任务，给任务添加资源。就算项目的任务都经过了WBS分解，而且项目结束时间也符合要求，那么这样的项目进度计划仍然可能不具备实际的可操作性。在此必须强调的是：使用MS Project时不能只看Gantt图，还必须使用“Resource Usage资源使用情况视图”来验证项目计划的合理性和可操作性。

例如某项目需要3个项目成员在10天内完成一个工程，项目经理制定的进度计划如图1所示。当看到这份进度计划时，任何人都不会觉得有什么问题，大家都觉得项目势必是成功的。

图1 某项目进度计划Gantt图

但实际情况却不是如此，项目管理人员如果打开MS Project的“Resource Usage资源使用情况视图”就会发现项目进度计划中存在非常严重的问题。如图2所示，红色方框的区域是该项目成员没有工作任务；蓝色椭圆区域是项目成员要不工作量不足，要不工作量大的连加班都不可能完成。

通过MS Project提供的这2个视图就可以体现制定项目进度计划的精髓：“不但要在合理的时间内完成项目，而且在资源使用时达到平衡的效果”。

图2 Resource Usage图

除了以上2个视图外，MS Project还提供了制定项目计划非常有用的一些小工具。

1、设置关键路径：打开【Format】-【Gantt Chart Wizard】菜单，如图3所示，MS Project可以自动生成项目进度计划的关键路径，关键路径上的任务会使用红色进行标示。关键路径的设置对于项目经理监控项目是非常有用的。

图3 设置关键路径

2、多项目间资源共享：多项目共享某个资源的情况在实际工作中是非常常见的，例如：美工会参与多个项目的UI设计。但公司又没有使用Project Server，那么该如何对项目的共享资源进行合理使用呢？打开【Tools】-【Resource Sharing】-【Share Resources】菜单，如图4所示，可以将其他项目的进度计划中资源使用情况与本项目进行合并，这样就可以对项目资源进行有效的使用和平衡。

图4 共享多项目资源

虽然MS Project有着强大的功能，但是制定一份合理、有效的项目进度计划却是个复杂的过程。他牵扯到对需求的WBS分解、项目规模的估算、资源能力的识别、资源日历的定义、任务时间的估算等诸多环节，这些环节中需要使用到不同的知识、工具和方法，MS Project只是这个环节中使用到的一种工具而已。

本文主要介绍如何使用MS Project来制定并评判项目计划的可行性，以及MS Project中的一些有实用价值的常用功能，希望广大项目管理人员在阅读本文后可以提高制定项目进度计划的能力，使项目进度计划具有切实的指导价值。